Inspirerende vergaderlocatie kiezen? Ga het zelf ervaren!

Locatiebezoek beste manier om geschikte vergaderlocatie te kiezen

Op zoek naar een inspirerende vergaderlocatie voor een meeting of event? Een bezoek aan de locatie is doorslaggevend voor een keuze, zo blijkt uit onderzoek. Op die manier krijg je pas echt een goed beeld van de locatie, de sfeer en het gastheerschap. Event Regisseur Marieke Schut van Bilderberg Hotel ’t Speulderbos geeft 15 slimme tips voor het bezoeken van een locatie voor een vergadering, meeting of event.

 

Locatiebezoek doorslaggevende factor bij keuze vergaderlocatie

Twee op de drie boekers van een meeting of event bezoekt één of meerdere locaties voordat zij een definitieve keuze maken. Ruim een kwart bezoekt zelfs alle locaties die op de shortlist staan, gemiddeld drie. De voornaamste redenen hiervoor zijn de locatie en routing met eigen ogen zien, de ambiance voelen, het gastheerschap peilen en face to face contact. Pas nadat zij de locatie hebben bezocht en een goed gevoel hebben, maken zij de definitieve keuze.

 

Rondleiding

Is je vergaderlocatie een openbaar toegankelijke locatie? Dan kan je er voor kiezen om gewoon een keer binnen te lopen. Je hebt dan de vrijheid om ‘anoniem’ de sfeer te proeven en je ervaart hoe het is om als gast in deze locatie te zijn. Het nadeel is echter dat vergaderruimtes en andere plekken op de locatie meestal niet vrij toegankelijk zijn. Met een geplande rondleiding kom je op alle plekken van de locatie die er voor jouw meeting toe doen. En nog belangrijker: je contactpersoon kan je daarbij alles vertellen over de mogelijkheden.

 

15 Aandachtspunten

Waar moet je op letten tijdens een rondleiding bij een vergaderlocatie

Bezoek je een locatie voor je vergadering, meeting of event, dan zijn er een aantal zaken waar je op kan letten. Event Regisseur Marieke Schut van Bilderberg Hotel ’t Speulderbos heeft de vijftien belangrijkste aandachtpunten op een rijtje gezet:

  1. Sfeer – past de uitstraling van de locatie bij je meeting en komt hij overeen met je verwachtingen?
  2. Doel – denk je dat je het doel van je meeting op deze locatie kan behalen?
  3. Samenwerking – is er een klik met je contactpersoon? Stelt hij of zij de juiste vragen? Niet alleen over het aantal verwachte personen, maar ook over het doel en je wensen?
  4. Co-creation – denkt de locatie met je mee over de invulling van de dag? Komen zij zelf met ideeën, suggesties of oplossingen?
  5. Bereikbaarheid – zijn er genoeg parkeerplaatsen en – als dit relevant is – is de locatie bereikbaar met het openbaar vervoer?
  6. Hospitality – hoe is de vriendelijkheid van de medewerkers die rondlopen? Wordt je gezien, begroet en geholpen?
  7. Meeting ruimtes – zijn de meeting ruimtes voorzien van een beamer of andere apparatuur dat je nodig hebt? Is er daglicht en / of goede verlichting?
  8. Routing in hotel – wat is de afstand tussen de verschillende meeting ruimtes en/of de hotelkamers?
  9. Break out rooms – wil je tijdens de meeting in kleine groepjes opsplitsen, en is hier mogelijkheid toe?
  10. Coffee breaks – is er genoeg capaciteit bij de coffee corner? Is de plek waar je pauze houdt een prettige plek? Serveert de locatie een snack of verfrissing?
  11. Lunchbuffet – waar is de lunch en hoe is het lunchbuffet opgebouwd? Is er genoeg ruimte om te zitten en rondom het buffet? Wat wordt er tijdens de lunch geserveerd?
  12. Activiteiten – wil je een activiteit tijdens je meeting en is hier mogelijkheid toe op de locatie? Kan de locatie ideeën aandragen en/of de organisatie op zich nemen?
  13. Buiten – is er mogelijkheid om met goed weer een deel van het programma buiten af te laten spelen?
  14. Aanspreekpunt – wie is er tijdens de dag aanwezig als aanspreekpunt?
  15. Hotelkamer – is de meeting met een overnachting? Passen de kamers bij je wensen en verwachtingen?

 

De ultieme rondleiding: Garderen Experience

Inspirerend vergaderen Veluwe

Inspirerend vergaderen, wat is dat eigenlijk? Speciaal om boekers van meetings en events kennis te laten maken met twee unieke vergaderlocaties op de Veluwe, organiseert Bilderberg de Garderen Experience. Tijdens deze middag zie, proef en ervaar je hoe het is om in de twee vernieuwde Bilderberg hotels in Garderen bijeen te komen. De middag is verfrissend informeel en verrassend interactief. Een must voor organisatoren van events die op zoek zijn naar een vergaderlocatie met impact. Lees meer of meld je vrijblijvend aan.

 

 

 

Bron onderzoek: Greater Venues

Leave a Reply