In het Management Support Magazine (vakblad voor de professionele secretaresse) lezen wij dit artikel. Hoe denk jij hierover?
We doen het allemaal: plannen. Dat geeft ons houvast, duidelijkheid en structuur zodat iedereen weet waar hij aan toe is. Een agenda voor een vergadering geeft structuur, een jaarplanning geeft overzicht en een prioriteitenlijstje geeft rust. Maar plannen beperkt ook. Het gaat ten koste van de flexibiliteit en vaak ben je er onnodig lang mee bezig; je besteedt er soms zelfs meer tijd aan dan aan de uitvoering. Tóch hoef je niet alles te plannen. Je kunt de dingen ook wel eens gewoon gaan dóen. Improviseren noemen we dat, en dat heeft zo z’n voordelen.
Bij het maken van een planning komt nogal wat kijken. Je moet van tevoren al de beschikking hebben over alle relevante informatie: plan je een vergadering, dan moet je weten wie er zijn, welke onderwerpen besproken gaan worden en hoeveel tijd iedereen heeft. Denk je dat je alles rond hebt, zeggen er weer mensen af of er worden last minute nog een paar onderwerpen aan de agenda toegevoegd waardoor alsnog geïmproviseerd moet worden. Daar gaat je planning! Als je voortaan slechts het hoognodige plant en de rest losgaat, gaat er minder van je kostbare tijd verloren.
Bekijk eens welke dingen echt noodzakelijk zijn en welke dingen je alleen maar plant omdat het zo hoort. Bijvoorbeeld bij een vergadering is het alleen noodzakelijk dat de juiste mensen bij elkaar zitten. Een agenda, uitgeschreven notulen van de vorige vergadering en andere stukken die toch niemand leest, zijn vaak niet eens noodzakelijk. De vergaderaars weten toch wel waar ze het over willen hebben; een agenda is niet eens nodig en in plaats van uitgebreide notulen is een besluiten- en actiepuntenlijst voldoende. Zo zie je dat je aan een minimale planning genoeg hebt. Scheelt je zeeën van tijd.
Plannen of voorbereiden
Een tweede stap is om helemaal niet meer te plannen, maar alleen nog voor te bereiden. Er zit namelijk een subtiel verschil tussen plannen en voorbereiden. Het verschil is dat je, wanneer je iets plant, je iets vastzet. Terwijl je, wanneer je iets voorbereidt, jezelf juist ruimte geeft om op het moment zelf te beslissen wat je doet. Plan je een vergadering of ander evenement waar alles anders kan lopen dan verwacht, maak dan ook ruimte voor de verschillende situaties die zich voor kunnen doen. Maak je geen planning maar bereid je alleen voor, dan gebruik je de voorbereiding om ter plekke het juiste te doen. Voorbereiden doe je door te zorgen dat je de juiste informatie paraat hebt. Waar je die informatie vandaan haalt, verschilt ten opzichte van plannen. De informatie waarmee je je voorbereidt is vaak heel algemeen: het zijn de kennis en de vaardigheden die je toch al hebt. Werk je al langer bij een bedrijf, dan weet je vaak al hoe bijeenkomsten verlopen. Die hoef je helemaal niet meer te plannen. Loopt alles dan toch anders dan verwacht? Daar kun je op inspelen door te improviseren.
Een geslaagde improvisatie kun je leren. Door veel terugkerende taken krijg je steeds meer ervaring en ga je de taken beter beheersen. Of door een goede band te onderhouden met je collega’s, op hen kun je altijd terugvallen. En door het gewoon vaak te oefenen. Practice makes perfect! Tot slot de belangrijkste bron van vertrouwen: jijzelf. Zie een situatie met zelfvertrouwen tegemoet en je hebt de veiligheid al gecreëerd.
Jij bepaalt
Uiteindelijk is de keuze aan jou om te gaan improviseren of om iets te plannen. Als je iets gaat doen waar je nog weinig ervaring in hebt of waar je erg onzeker over bent, is het goed om te plannen zodat je die zekerheid krijgt. Als je je al veilig voelt of je veiligheid uit andere bronnen kunt halen, bespaar je jezelf veel tijd door los te laten en te improviseren.
Gijs van Bilsen geeft trainingen om organisaties flexibeler te leren reageren op verandering en op het grijpen van kansen. Onlangs heeft hij het boekje ‘Inspelen! Improviserend communiceren‘ uitgebracht.
Bron: Management Support