5 tips voor het organiseren van een geweldig kerstevent

1. Maak een goede tijdsplanning

Organiseer je een event met meerdere onderdelen, zoals een diner en groepsactiviteit of een eindejaarsborrel met presentatie? Denk dan goed na over je tijdsindeling. Grotere groepen in beweging krijgen neemt al snel aardig wat tijd in beslag. Zeker wanneer ze al een drankje op hebben! Houd in je tijdsplanning rekening met uitloop van onderdelen. Spreek bijvoorbeeld met de locatie af dat er muziek is om mensen langer te kunnen vermaken of dat laatkomers opgevangen worden. Wil je een groep mensen van de ene ruimte naar de andere ruimte bewegen? Zorg dan dat je goed de aandacht krijgt. Gebruik een luide (kerst)bel om aan te geven dat het tijd is om te verplaatsen, of schakel vooraf de hulp in van de locatie om de gasten te begeleiden. Echt spectaculair aanpakken? Op het kerstevent van een groot makelaarskantoor liepen kerstelfen rond die op een vermakelijke manier de avond in goede banen leidden.

2. Stap af van de cliché’s

Ga rijden met husky’s als uniek kerstevent

Reiken je ideeën niet verder dan bubbelwijn en bitterballen, maar wil je het dit jaar wel écht bijzonder maken? Denk dan eens aan een originele activiteit. Ga bijvoorbeeld sleerijden met husky’s, plan een kookworkshop of ga samen schaatsen. Maar ook ‘alleen’ een diner of borrel kan speciaal gemaakt worden met simpele details. Een mooie locatie doet hierbij al veel goed. Aankomen op een sfeervol versierd landgoed, met lichtjes langs de oprit en fakkels bij de ingang brengt iedereen direct in een kerststemming. Als de gasten binnen dan ook nog opgewacht worden met een drankje, terwijl de open haard knispert en de muziek speelt, om vervolgens van een heerlijk diner te genieten, dan zal deze avond nog lang in ieders geheugen blijven.

Research medewerker Ine Hakkens: zo maak je je feest een blijvende herinnering

“Bij ons kerstdiner in Hotel De Bilderberg vorig jaar had de locatie een fotograaf geregeld. In een in kerstsfeer aangekleed hoekje werden foto’s gemaakt van de gasten. Die staan bij velen nu nog steeds op het bureau. Muziek is ook een belangrijk onderdeel. Een band en dansvloer zijn een must! Het inhuren van een band kan eventueel via het hotel geregeld worden.”

Ine Hakkens, Danone Nutria Research

3. Gebruik een event app

Je herkent dit vast: ondanks uitgebreide mails naar medewerkers met informatie over hoe, wat en waar voor het kerstevent krijg je toch telkens opnieuw dezelfde vragen. En het draaiboek dat je met zorg hebt samengesteld is bij het printen alweer achterhaald. Gelukkig zijn daar tegenwoordig slimme tools voor. Gebruik bijvoorbeeld de Momice App: een handige app om alle informatie over het event te delen met de gasten. Het enige dat zij hoeven te doen is de app te downloaden, en ze zijn altijd en overal voorzien van up-to-date informatie over locatie en programma.

4. Ga voor een goede catering

Of je nu een staande receptie organiseerd of een uitgebreid zesgangendiner; goede catering is een must. Bespreek de hapjes of het menu goed door met de locatie en houdt rekening met eventuele dieetwensen van de gasten. Soms kun je in overleg met de chef vooraf komen proeven. Maak bij een diner een bewuste keuze tussen een uitgeserveerd diner of een buffet. Kies je voor een buffet? Ook hier is aankleding en presentatie belangrijk. Spreek af dat het buffet voldoende afgiftepunten heeft en steeds aangevuld wordt. Als gasten te lang in de rij moeten staan of het eten op drijgt te raken, wordt de sfeer er niet gezelliger op. Ga je voor een diner met keuzemenu? Vergeet dan niet om gasten vooraf naar dieetwensen te vragen.

Executive assistant Annet: zo ga je om met werknemers die geen keuze hebben doorgegeven

Bij een keuzediner kan een gast aangeven of hij vis of vlees wil. Maar: 100% respons ontvang je vaak niet. Voor de gasten die hun keuzediner niet op tijd doorgeven heb ik een oplossing: een zogenaamd ‘wisselmenu’. Per koppel (iedereen komt met partner) wordt er een vis én een vleesmenu geserveerd. Zo kunnen ze onderling wisselen.

Annet Brookman, Executive assistant Vinci Energies Nederland

5. Kies de juiste locatie

Een geweldig evenement organiseren wordt een stuk makkelijker wanneer je de juiste partijen erbij betrekt. Ga op zoek naar een locatiewaar met je mee wordt gedacht en je veel werk uit handen wordt genomen. Vaak hebben zij al ruime ervaring met het organiseren van events. Hierdoor kunnen ze je niet alleen van goede ideeën voorzien, maar kunnen zij ook muziek, aankleding, entertainment of een activiteit voor je organiseren.

Inspiratie nodig? Denk eens aan:

Overdekte ijsbaan op Fries landgoed

Midden op het gazon van het statige Landgoed Lauswolt ligt de hele maand december een overdekte ijsbaan. Dé locatie voor een bijzonder event. Waag samen een rondje op het ijs, geniet van gluhwein bij de brandende vuurkorfen sluit af met een culinair stamppotbuffet of diner.

Spetterend feest tot in de kleine uurtjes

Wil je het jaar feestelijk afsluiten? In de theatervormige feestzaal van Hotel ’t Speulderbos dans je tot in de kleine uurtjes. Aankleding, catering en muziek kunnen volledig worden verzorgd. En wil je aan het eind van de avond niet meer naar huis? Dan is het uiteraard mogelijk om heerlijk te blijven overnachten.

Bourgondisch genieten in Zuid-Limburg

De glooiende heuvels van Zuid-Limburg zijn een perfect decor voor een sfeervol kerstevent. Borrelen, dineren of feesten op het 15e eeuws landgoed van Kasteel Vaalsbroek? Alles is mogelijk. Combineer het event bijvoorbeeld met een wijnproeverij of intiem diner in het kasteel.

Huskyrijden in de bossen

Liever iets actiefs doen samen? Ga dan slederijden met huksy’s! Getrokken door 8 sledehonden vlieg je door de Veluwse bossen bij Hotel De Buunderkamp. Een ongekende ervaring, waar lang over nagepraat zal worden.