Tips voor effectief vergaderen

Hoe maak je een vergadering effectief en efficiënt?

    Vergaderen komt in iedere organisatie dagelijks voor, want vergaderen is nou eenmaal noodzakelijk. Vergaderingen kunnen effectief zijn, maar tegelijkertijd kost het tijd, geld en energie. Maar hoe zorg je er nou voor dat de vergadering zowel effectief als efficiënt is? Speciaal hiervoor hebben wij een aantal tips op een rijtje gezet.

    Werk met een timebox agenda

    Door middel van ’timeboxing’ wordt er tijd beschikbaar gesteld voor het uitvoeren van een bepaalde taak. In een vergadering kan timeboxing worden toegepast door aan ieder onderwerp bijvoorbeeld 20 minuten te besteden. Hierdoor wordt er gefocust op één onderwerp en wordt afdwalen van een onderwerp voorkomen.

    Stel doelstellingen opBusiness Meeting

    Doelstellingen worden meestal niet concreet genoeg geformuleerd. Een doelstelling is pas succesvol als deze SMART wordt geformuleerd. SMART staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Bijvooorbeeld: ‘Aan het einde van deze meeting wordt er een besluit genomen over een concreeet stappenplan voor Project X.’

    Stel een vergaderleider aan

    Met een ervaren vergaderleider gaat het vergaderen vaak sneller en prettiger. Dit betekent niet dat dit perse de leidinggevende van de afdeling moet zijn, maar een collega die ervoor zorgt dat er niet wordt afgedwaald van het onderwerp en die de tijd in de gaten houdt. Ook zorgt een goede vergaderleider ervoor dat er geen herhalingen plaatsvinden en zorgt hij/zij voor een breder draagvlak.

    Geef iedereen spreektijd

    Zijn er tijdens de vergadering meerdere presentaties? Of moeten er meerdere collega’s tijdens de vergadering aan het woord komen? Zorg dan dat iedereen spreektijd krijgt om zijn/haar verhaal te vertellen. Uit onderzoek is gebleken dat de ideale spreektijd 8 minuten bedraagt. In 5 minuten is het namelijk niet mogelijk om je verhaal te vertellen, maar na 10 minuten zal iedereen zijn concentratie verliezen.

    Zorg voor voldoende breaks010755_0006-LR

    Bij een lange vergadering is het belangrijk dat u af en toe 5 minuten pauze neemt. Valt de vergadering midden op de dag? Vergeet dan de innerlijke mens niet. Zorg voor een goede en gezonde lunch, deze geeft je energie voor de rest van de dag. Een te zware lunch zorgt namelijk voor een after-lunch dip. En natuurlijk is een gezamenlijke lunch ook gezellig, wat zorgt voor sfeer en teambuilding.

    Wilt u nog effectiever vergaderen? Synpro® is een bewezen en doeltreffende vergadermethodiek, bestemd voor de efficiënte en interactieve begeleiding van (midden- en senior) management vergaderingen met een diversiteit aan thema’s.

    Meer informatie

    Bilderberg biedt de perfecte basis voor uw vergadering. Dankzij de prachtige locaties, bijzondere eet- en drinkconcepten en de Maître B’ die voor u klaar staat, wordt het een vergadering om nooit te vergeten. Bent u geïnteresseerd in een vergadering bij een van de Bilderberg hotels? Neem dan contact op via het contactformulier of bel naar +31 (0)317 362 266.

    Graag tot ziens bij Bilderberg!

    Laat een reactie achter