Organiseer jij dit jaar de kerstviering of kerstborrel van jouw team of bedrijf? Dan weet je vast wat voor uitdaging het is om van dit jaarlijks terugkerend event iets onvergetelijks te maken. Want hoe zorg je dat iedereen een geweldige middag of avond heeft zonder ieder jaar hetzelfde recept uit de kast te halen? We vroegen tips en inspiratie aan doorgewinterde office managers en onze event regisseurs, om jou hulp te bieden bij het organiseren van een kerstborrel, kerstdiner of kerstviering!
1. Begin op tijd met plannen
Oeps: het is december voordat je het weet! Doorgewinterde office managers beginnen al vroeg aan het plannen van de eindejaarsbijeenkomsten. Begin rond de zomer met het inventariseren van wensen en ideeën, en maak uiterlijk in september of oktober de keuze voor een locatie en programma. Natuurlijk kan je daarna nog meer invulling geven aan de dag, maar dit zorgt ervoor dat je favoriete locatie nog ruimte heeft op de gewenste datum en dat er voldoende tijd is voor het uitvoeren van je ideeën.
2. Leg de nadruk op de successen
Kerst en oud & nieuw zijn de ideale aanleiding om successen te vieren en medewerkers te bedanken. Het is voor organisaties namelijk de kans om hun waardering te uiten voor de bijdrage die iedereen geleverd heeft het afgelopen jaar. Door waardering uit te spreken voelen medewerkers zich gezien en erkend, en zijn ze bereid om zich ook komend jaar vol enthousiasme in te zetten. Laat dus tijdens de kerstborrel de hoogtepunten van het afgelopen jaar de revue passeren en bedank iedereen persoonlijk voor hun inzet.
3. Kies een thema
Het lijkt misschien cliché, een gethematiseerd kerstfeest, maar veel organisaties zweren bij een thema rond belangrijke events. Het biedt namelijk houvast in het maken van keuzes. Door aankleding, entertainment, catering en dresscode allemaal in hetzelfde thema te houden, ontstaat er een lijn in de avond en voeg je iets extra’s toe. Denk bijvoorbeeld aan Las Vegas (met mobiel casino), The Great Gatsby (inclusief Big Band en galakleding), Disco Fever (seventies muziek en discobollen!) of Vive la France (denk aan Parijs, wijn en Franse chansons).
4. Zorg voor verbinding
Wil je de nadruk leggen op vieren en bedanken? Zorg dan vooral dat er een informele sfeer ontstaat en dat iedereen het gezellig heeft. Onder het genot van een hapje en een drankje maken collega’s herinneringen, waardoor de band onderling nog sterker wordt. Dit kan door bijvoorbeeld aan lange tafels te dineren en tussen gangen door te rouleren, zodat er interactie ontstaat tussen de medewerkers. Zo stimuleer je dat men niet bij ‘het vaste groepje’ zit, waardoor er nog meer onderlinge verbinding en begrip zal ontstaan. En alle lagen doen mee, dus ook de directeur mengt zich tussen de medewerkers.
5. Ga out of office
Je kan natuurlijk een borrel op kantoor houden, maar een kerstborrel wordt pas echt bijzonder wanneer je het buiten de muren van je kantoor viert. Kies voor een sfeervolle locatie waar je met iedereen kan borrelen of dineren. Of beter nog: ga naar buiten! Een winterse barbecue, boswandeling of outdoor event is volgens onze event regisseurs perfect om nieuwe energie in de groep te krijgen of iederen samen te brengen.
6. Geef je bedrijfsvisie een rol
Een kerstborrel of kerstviering kan meer zijn dan ‘gewoon gezellig’. We zeiden het namelijk eerder al: successen vieren en medewerkers bedanken draagt bij aan de motivatie en het teamgevoel van medewerkers. Maar behalve terugblikken is het een perfecte gelegenheid om vooruit te kijken. Wat willen jullie het komende jaar bereiken? Wat is de visie van het bedrijf of de identiteit van de organisatie? Wanneer je je medewerkers meer wilt binden aan je bedrijf, is het volgens event managers een goed idee om dit terug te laten komen in het event. Dat kan natuurlijk in de speech van de CEO, maar ook in de vorm van een thema, een jaarquiz of een verhalenverteller.
7. Behandel iedereen als gasten
Een avond wordt pas echt onvergetelijk wanneer iedereen een geweldige tijd heeft. Zie iedere medewerker als gast van je eigen feest. Zorg dat iedereen bij aankomst persoonlijk verwelkomt wordt, maak kerstcadeaus of bedankbriefjes zo persoonlijk mogelijk en zorg dat iedereen op zijn gemak is.
8. Maak het eten de ster van de avond
De liefde van de man gaat door de maag. En eigenlijk: de liefde van iedereen gaat door de maag! Geef daarom extra aandacht aan de hapjes, gerechten en drankjes die je laat serveren. Maak het eens anders door te kiezen voor een shared dining met grote schalen op lange tafels, voor een walking dinner of voor een food festival met kraampjes en stands vol lekkere gerechten. Of combineer een luxe diner met een worskhop zakelijk flirten of moderne etiquette, zodat je eindelijk weet hoe het eigenlijk hoort.
9. Kies voor anders dan anders
De kerstborrels van tegenwoordig gaan verder dan een wijntje en bitterballen. Maak je event onvergetelijk door er verrassende of leuke elementen aan toe te voegen. Een aantal ideeën van onze office managers en event regisseurs? Kies voor een kerstontbijt in plaats van een diner, laat een aantal medewekers een quiz maken waarbij teams tegen elkaar strijden, houd een Office Hero of the Year verkiezing, laat iedereen een secret Santa zijn voor een collega of combineer je borrel met een activiteit zoals een workshop cadeaus inpakken, Glühwein maken of smartphone fotograferen.
10. Schakel hulp in!
Last but not least: schakel hulp in! Zeker bij grote events hoef je niet alles alleen te doen. Locaties hebben vaak al veel ervaring met het organiseren van bijzondere events en kunnen je dus voorzien van ideeën, tips en adviezen. Als je hulp inschakelt is het wel belangrijk dat je in grote lijnen weet wat je wilt bereiken met dit event, wat je wilt dat medewerkers ervaren en welke boodschap je wilt overbrengen. Wanneer je dat helder hebt, kan een locatie of een event manager je helpen met de exacte invulling.
Heb je nog meer inspirerende ideeën nodig of wil je jouw kerstborrel reserveren in één van de Bilderberg hotels? Wij helpen je graag verder. Neem contact met ons op via business@bilderberg.nl of via +31 (0)317 362 205.
