De iPad verovert niet alleen de consumentenmarkt; ook tijdens de directievergadering en het managementoverleg ligt het apparaat op tafel. Minder papier, efficiënter informatie uitwisselen en overal toegang tot je vergaderarchief. Daarmee lijkt de iPad een effectief hulpmiddel. Of ben je nog niet zo ver?
Na de introductie van de iPad in de Verenigde Staten waren er mensen die het apparaat speciaal lieten overvliegen, omdat het in Nederland pas in de zomer te koop zou zijn. Een jaar later, mei 2011, stonden de kopers opnieuw in de rij, maar nu voor de iPad 2. Het apparaat is in opmars, zowel privé als in het bedrijfsleven. Zelfs leden van de Eerste Kamer gebruiken het apparaat sinds september in hun vergaderingen. Vooral bij de voorbereiding en invulling van de vergaderingen bewijst de iPad zijn diensten en is daarmee ook voor menig secretaresse een effectief hulpmiddel. Bellen via internet, mailen, tekstverwerken, fotograferen, internetten: de tablet-pc van fabrikant Apple combineert de eigenschappen van een mobieltje handig met die van een laptop. Met de iPad kun je tijdens de vergadering aantekeningen maken, afspraken en actielijsten bijhouden, foto’s van flipovers of geluidsopnamen van presentaties koppelen aan het vergaderverslag. Snel schakelen tussen allerlei slimme programma’s (apps) en alles delen met anderen via WiFi of een (3G) internetverbinding.
Nooit meer sjouwen
E. Simon, managementassistent bij Saxion Hogeschool in Enschede, is blij met haar iPad. Ze gebruikt het apparaat nu ongeveer een halfjaar voor de vergaderingen van het managementteam. ‘Deze worden afwisselend in Deventer en Enschede gehouden. Niemand neemt nu meer papier mee naar vergaderingen: de vergaderstukken staan op de iPad. Ik maak de agenda aan in Word en kopieer deze in een email naar de deelnemers. De vergaderstukken geef ik dezelfde naam als de agendapunten. Die voeg ik volgens de agendavolgorde toe als bijlagen. De deelnemers openen de stukken via hun iPad. Om ze te delen gebruiken wij Dropbox; een programma waarmee je via internet (in the cloud) documenten uitwisselt en synchroniseert. Aantekeningen tijdens de vergadering, op een whiteboard bijvoorbeeld, kun je met de iPad fotograferen en opslaan. Een ander voordeel is dat je via de iPad de agenda kunt inzien en meteen vervolgafspraken kunt inplannen.’
Omslag
‘Of je nu een iPad, een tablet-pc van een ander merk, of een laptop gebruikt, maakt niet eens zoveel uit’, vind H. Steenbekkers, trainer bij Secretary Management Institute. ‘Digitalisering van het werk van de secretaresse is de belangrijkste omslag. Al heeft de iPad wel voordelen, omdat er steeds meer handige programma’s beschikbaar zijn. Zeker als je mobiel bent in je werk, is dit apparaat een goed alternatief voor de laptop. Doordat je niet langer met papier werkt, bespaar je als secretaresse zeeën van tijd. Geen stapels vergaderstukken meer kopiëren en versturen. Met een internetverbinding synchroniseer je eenvoudig al je mappen met je baas of je collega’s. Het antwoord op je vragen zoek je meteen op internet en met een apart toetsenbordje erbij, is ook notuleren geen punt. Je kunt vier mailboxen instellen op het apparaat, zodat je behalve je eigen mail ook die van twee of drie managers kunt bijhouden.’
De iPad invoeren in vergaderingen is makkelijk, aldus H. Steenbekkers: ‘Je zet het apparaat aan, installeert je mailfunctie en kunt meteen aan de slag. Meer is het niet! Het Apple-platform is gebruiksvriendelijk en vergt weinig training. Beschik je niet over een intern netwerk, dan installeer je het uitwisselingsprogramma Dropbox. Soms gebruik ik mijn iPhone als WiFi. Het lastigste is vaak nog om die manager over de streep te trekken om ook echt digitaal te gaan en afstand te doen van papier of fysieke aanwezigheid.’
Voordelen vergaderen met de iPad
> Alle documenten digitaal bij de hand.
> Digitaal aantekeningen maken (bv. Goodreader, iAnnotate, Notities of Notebook).
> Steeds meer handige apps (programma’s).
> Foto’s of geluidsopnamen koppelen aan vergaderstukken.
> Snel schakelen tussen programma’s.
> Documenten delen via (3G) internetverbinding en digitale ‘werkruimtes’ zoals Dropbox.
Handige links
> Nieuws over de iPad: www.ipadclub.nl.
> Vragen? Stel ze op: http://forum.iculture.nl/.
> Filmpje: op YouTube vind je diverse instructiefilmpjes over werken met Dropbox.
> Lezen: www.bijgespijkerd.nl/bijgespijkerd/stop-inefficient-en-saai-vergaderen-gebruik-de-ipad of www.frankwatching.com/archive/2010/12/17/business-case-ipad-voor-gemeenteraden.
Bron: Management Support