Een vergadering, meeting of event organiseren in 2017? De tijd dat daarbij de belangrijkste keuze de zaalindeling was, is voorbij. Steeds vaker willen we een beleving wanneer we ‘de hei op gaan’. Eventlocaties worden een plek voor bijzondere ontmoetingen en event organisers worden regisseurs van betekenisvolle ervaringen. Van 24-Hour Experience tot Festivalisering; dit zijn de 7 vergadertrends van 2017.
1. Buiten vergaderen
Nature disruption voor verandering en samenwerking
De groeiende aandacht voor duurzaamheid en groen vertaalt zich bij events in een letterlijke vorm. Buiten vergaderen is dé trend van 2017. Want al is het hartje winter of regent het pijpenstelen: steeds meer mensen beseffen het positieve effect van buiten zijn. Onderzoek laat zien dat buitenlucht en daglicht zorgen voor meer concentratie en ontspanning. Maar wellicht belangrijker nog: door letterlijk alle muren weg te nemen en personen volledig uit hun normale werkomgeving te halen, prikkel je hen om buiten de standaard kaders te denken. Het probleemoplossend vermogen wordt aangesproken en het teamgevoel versterkt. Nature disruption in zijn meest effectieve vorm. In 2017 gaan we dan ook naar buiten om te vergaderen, in alle mogelijke vormen.
Bilderberg Hotel De Buunderkamp
Hotel De Buunderkamp is een van oorsprong traditioneel conferentiehotel dat zich volledig richt op buiten vergaderen. Zakelijke bijeenkomsten in dit hotel spelen zich zoveel mogelijk af in de 20 hectare bos rondom het hotel. Zo vergader je bij de Buunderkamp op boomstammen in het bos, eet je aan de picknicktafels en begin je je dag met een boswandeling. En wil je iets echt bijzonders? Dan is de winterbarbecue, met varkens aan het spit en gepofte aardappels op de grill, echt een beleving. In de actieve categorie biedt het hotel een Woodcamp en woudtocht. En voor wie toch graag overdekt vergadert heeft het hotel een glazen kas in de tuin geplaatst.
2. 24 hour experience
Volledige onderdompeling voor een ultieme ervaring
Ervaring is het kernwoord van 2017. Wil je echt impact creëren, dan is het zelf laten ervaren het meest effectief. In plaats van trainingssessies met motivational speakers of presentaties met ontelbaar veel PowerPoint slides, zoeken bedrijven naar nieuwe manieren om deelnemers de boodschap te laten beleven. Je ziet dan ook steeds vaker dat bedrijven in kleine team zich één of twee dagen volledig afsluiten voor een 24 hour experience. Hierbij worden zij volledig ondergedompeld in een thema of kruipen zij in de rol van klant, cliënt of collega. Door bedrijven zelf te laten ervaren creëren zij een sterke impact en nieuwe inzichten.
Bilderberg Hotel De Keizerskroon
Hotel De Keizerskroon heeft als missie om Nederland gastvrijer te maken. Bedrijven met klantbeleving of klantervaring op de agenda komen bij De Keizerskroon voor inspiratie. Wanneer je een klant gaat zien als gast worden ze al snel fan, zo gelooft De Keizerskroon. Tijdens Run Your Hotel laat het hotel in de meest ultieme vorm ervaren wat gastvrijheid is. Een dag lang loop je mee met het team van het hotel, en werk je op de verschillende afdelingen. Van housekeeping tot bediening, met echte gasten en directe feedback. De volgende dag worden de ervaringen onder begeleiding van een trainer vertaald naar een concreet plan om de gastvrijheid in het eigen bedrijf te vergroten.
3. Mindfull vergaderen
Aandacht en balans voor optimale groei
In een tijd waarin stress, inactiviteit en overgewicht een steeds grotere druk op de arbeidsmarkt geven, staan thema’s als duurzame inzetbaarheid en vitaliteit van medewerkers hoog op de agenda van HR-managers. Maar ook medewerkers en managers zijn zich bewust van de noodzaak om balans te vinden tussen werk en privé, lichaam en geest. Zo zijn we in staat om het beste uit onszelf te halen en een gezonde toekomst te creëren voor zowel de medewerker als de organisatie. In 2017 zien we daarom steeds meer organisaties die actief aan de slag gaan met dit thema. Je kan dit groots aanpakken met meerdaagse teamsessies met vitaliteitscoaches, maar ook klein beginnen door tijdens je bijeenkomst aandacht te geven aan gezonde voeding en een actieve break.
Bilderberg Résidence Groot Heideborgh
Résidence Groot Heideborgh, gelegen in de uitgestrekte bossen van de Veluwe, heeft zich expert gemaakt in het thema Body & Mind. Samen met de vitaliteitscoaches van Charly Green biedt het hotel de Vitality Experience: een tweedaags programma waarbij managers of medewerkers geholpen worden bij het vinden van een balans in het werk. Daarnaast biedt het hotel gezonde (maar smaakvolle!) lunches, clinics van topsporters, Yoga breaks en Mindfull Business programma’s.
4. Co-creation
Locatie, organisatie en deelnemer slaan de handen ineen voor een meeting met impact
Bijeenkomsten worden steeds meer een beleving. Daar kan je als organisator wel wat hulp bij gebruiken! In 2017 komt deze hulp vanuit twee kanten. Enerzijds nemen vergaderlocaties steeds meer de rol van event organiser op zich. Door vanuit het doel van de meeting mee te denken over de locatie, invulling en inhoud, creëren bedrijven samen met de locatie verrassende programma’s die nog lang indruk zullen maken op de deelnemers. Anderzijds is de trend van co-creation ook zichtbaar in de rol van de deelnemers. Zij zitten niet meer passief in de vergaderzaal, luisterend naar de trainer of CEO, maar hebben zelf een actieve rol op de dag. Denk bijvoorbeeld aan een levensgrote mindmap waarmee je samen het teamverband in kaart brengt, een videoproductie gemaakt door het team of het zelf maken van een online magazine om verslag te doen van de dag. Zelf actief een bijdrage leveren verhoogt het concentratieniveau, zorgt voor meer committent na afloop van het event en leidt regelmatig tot verrassend goede ideeën.
Hotel De Bilderberg
Hotel De Bilderberg in Oosterbeek bij Arnhem organiseert haar events op basis van co-creatie. Zij geloven dat je samen tot de beste ideeën komt. De event regisseur van Bilderberg creëert in nauwe samenwerking met de organisatie een programma dat volledig aansluit op het doel van de meeting. Inspiratie halen ze hierbij uit de grote denkers van deze tijd. Zo beschikken ze over een netwerk van sprekers en dagvoorzitters en denken ze actief mee over werkvormen om sessies inhoudelijk sterker te maken. Desgewenst transformeren ze het hotel volledig in de stijl van de organisatie, met vlaggen, bewegwijzering en wandpanelen passend bij het event. Ook zijn ze succesvol is het betrekken van de deelnemers aan het event, bijvoorbeeld door de inzet van videoproducties en interactieve clinics.
5. Food Inspiration
Inspiratie uit voeding, smaak en beleving
Eten brengt mensen samen. Niet voor niets is een lunch of diner bij veel bijeenkomsten en events al een belangrijke (voor sommige hét belangrijkste) onderdeel van de dag. Maar voeding doet meer. Het geeft energie of juist ontspanning, het inspireert en verbind. En het roept discussie op over smaak, welzijn en milieu. De verschuiving die we in de laatste jaren zien op het gebied van voeding – van globaal naar lokaal, van fast naar duurzaam – inspireert ook andere branches. We zien dan ook dat foodconcepten een nog belangrijker onderdeel worden bij events. Steeds vaker is het niet ‘gewoon’ een smaakvolle afsluiter, maar een goed doordacht onderdeel dat aansluit op het thema van de meeting. De oorsprong van ingrediënten, productie van voeding, mogelijkheden van smaak en verleiding van verpakking zijn een bron van inspiratie en een sterke metafoor.
Bilderberg Hotel Klein Zwitserland
In het Gelderse Hotel Klein Zwitserland zwaait gastronomie de scepter. Restaurant De Kromme Dissel, onderdeel van het hotel, mag al 46 jaar een Michelinster voeren. Goed eten, verse ingrediënten, smaakvolle wijn en echt gastheerschap: alles draait in dit hotel om gastronomie. Teken je voor een kookworkshop bij Hotel Klein Zwitserland, verwacht dan niet een lesje pesto maken. Zo neemt Chefkok Tonnie Berentsen je mee op sleeptouw naar zijn leveranciers, om je daar te vertellen over de oorsprong van ingrediënten, beland je zomaar in een brainstorm van het keukenteam om een nieuw gerechten te bedenken of krijg je een wijnproeverij van Sommelier van het Jaar Ronnie die je niet snel zal vergeten. Eet smakelijk!
6. Vergaderen aan de keukentafel
Authenticiteit en sfeer zoals thuis
De hectiek van alledag, allesbeheersende techniek en een stroom aan dagelijkse prikkels zorgt bij veel mensen voor de behoefte aan rust. Als tegenhanger voor de technologische ontwikkelingen die steeds meer ons leven beheersen, hebben mensen een groeiende behoefte aan eenvoud en knusheid. Voor een bijeenkomst zoeken zij een locatie waar ze ongedwongen en zonder afleiding samen kunnen komen. Authenticiteit en originaliteit zijn daarbij de kernwoorden. Voor kleine, intieme locaties biedt deze trend volop kansen om haar gasten thuis te laten voelen en zo een bijzondere beleving te creëren. Niet meer traditioneel aan tafels in een U-opstelling, maar ontspannen samen op de bank of aan de boerentafel. Dit zorgt voor een ontspannen sfeer en goede samenwerking. De laagdrempeligheid maakt dat mensen open en eerlijk durven te zijn, waardoor vruchtbare discussies ontstaan en goede bijdrages worden geleverd.
Bilderberg Hotel Wolfheze
Hotel Wolfheze is een kleinschalig hotel verscholen in de bossen bij Arnhem. De warmte en nuchterheid van haar medewerkers laat je thuis voelen zodra je een voet over de drempel zet. Een van haar vergaderruimtes is al getransformeerd naar een huiskamer met comfortabele bank en grote eettafel. Door het grote succes zullen nog meer vergaderruimtes volgen. Tijdens de lunch geniet je in dit hotel van lokale producten, zoals honing van eigen bijen, kruiden uit eigen tuin en biologische groenten uit het seizoen. In de lobby is een boerenmarkt waar je producten van hun lokale leveranciers kan kopen, en vanuit het hotel loop je direct het bos in voor een ontspannen break.
7. Festivalisatie
Festivalinvloeden brengen fun en saamhorigheid naar de vergadering
Een trend die we al een aantal jaar te zien is en ook in 2017 verder zal groeien is de invloed van festivals. Ongedwongen samenzijn, genieten van goede muziek, lekker eten en vrij rond kunnen lopen om een keuze te maken uit het programma. Conferentieoorden worden zelfs steeds vaker getransformeerd tot een compleet festivalterrein, inclusief een eigen festivalkrukje, kraampjes en podia verspreid over het terrein en foodtrucks voor het diner. Niet alleen vergroot het festivalgevoel de funfactor, het blijkt ook een zeer effectieve manier te zijn voor de organisatie om een verhaal te vertellen. Elke zaal, podium of kraam kan zijn eigen deel van het verhaal bevatten, waarbij de deelnemers vrij rond kunnen lopen en ontspannen de boodschap op zich in laten werken. Een plezierige én effectieve manier om bijvoorbeeld medewerkers bekend te maken met de nieuwe corporate identity of een nieuw product te introduceren.
Bilderberg Hotel ’t Speulderbos
Hotel ’t Speulderbos in Garderen weet hoe ze een feestje moeten organiseren. Dankzij de grote feestzaal van het hotel heeft menig serieuze vergadering al een onvergetelijk einde gekregen. Maar ook in het organiseren van festivals zijn ze thuis. Voor het Festival ’t Speuld verbouwen ze het hele landgoed voor hun opdrachtgevers in één groot festival. Buiten staat een grote circustent waar grote presentaties of workshops gegeven kunnen worden. Verspreid over het terrein zijn kleinere tentjes en foodtrucks neergezet, waarbij de eigen Speulderbos Food Tuk Tuk voor lange wachtrijen zorgt. Op strobalen en in hangmatten kunnen de deelnemers even uitrusten, om zich vervolgens weer onder te dompelen in het uitgebreide programma. Binnen zijn er verspreid over het hotel kraampjes en podia, lopen er vertellers en artiesten rond en kunnen er workshops gevolgd worden. Een vlogger legt het festival vast zodat de deelnemers het event terug kunnen kijken.
Functionele beleving als belangrijkste trend
Vergaderen in 2017 draait om beleving. Van grote meerdaagse events tot korte intensieve sessies; steeds meer events krijgen interactieve onderdelen en originele elementen. Niet puur om de fun, maar om de impact die het bij een meeting kan bewerkstelligen. De bijeenkomst maakt meer indruk, waardoor de informatie beter wordt opgenomen en medewerkers uit zichzelf een grotere bijdrage leveren. Je vergadering simpel afwisselen met een ontspannen activiteit of gezonde lunch zorgt er al voor dat mensen ook het tweede deel van de vergadering genoeg energie en concentratie hebben om verder te gaan. Maar ook na de bijeenkomst houdt het effect van de meeting langer aan. De boodschap is dieper binnen gekomen en er is een grotere bereidheid om met de informatie aan de slag te gaan. Dit zie je vooral bij verandermanagement, trainingen en teambuilding.
Jouw meeting of event een beleving maken? Bilderberg vertelt je graag haar ideeën voor een meeting met impact. Neem contact op met onze event regisseur of kom eens langs voor een rondleiding.
